Trabalhar remotamente ou a partir de casa (como é mais comum nos tempos que correm), deixou de ser uma modalidade que apenas alguns tinham a possibilidade de escolher, para ser uma necessidade de sobrevivência de muitas empresas. Em 2020, organizações por todo o mundo viram-se obrigadas a mudar e a se adaptarem à nova realidade que a pandemia da COVID-19 nos introduziu. Apesar de esta forma de trabalho trazer vantagens há muito desejadas, também impõe alguns desafios para os profissionais e empresas. Para enriquecer este debate, falámos com o nosso consultor Danilo Barbosa, que se encontra a trabalhar remotamente a partir do Brasil, e que nos contou um pouco sobre a sua experiência pessoal. Será que esta ténue linha que agora separa o trabalho da vida familiar é tão benéfica como parece?
Não é de hoje que a modalidade do trabalho remoto se encontra no centro de diversos debates “quentes”, quer no meio profissional quer no meio académico. Os EUA há muito que servem de palco para o estudo de diversas empresas que aderiram a esta forma de trabalho, ainda antes da pandemia, e que tiveram resultados positivos e negativos. Como exemplo positivo, temos a empresa Automatic (criadora do WordPress) que não só não obriga nenhum dos seus colaboradores a estarem no escritório fisicamente, como ainda oferece uma boa ajuda monetária para que os mesmos montem um bom espaço de trabalho em casa, com a tecnologia mais avançada. Por outro lado, a Yahoo! que já havia instituído o trabalho remoto, decidiu recuar nessa decisão, pois sentiu necessidade de melhorar a rapidez e qualidade dos seus outputs, assim como de voltar a beneficiar das conversas casuais no escritório.
Também os profissionais que trabalham desta forma, apesar de terem bastantes benefícios, como a diminuição do tempo e do dinheiro gasto em viagens, o aumento de produtividade, a redução da pegada ecológica e a proximidade da família, são rapidamente confrontados com algumas desvantagens. Tornam-se mais facilmente alvo de distrações, sentem-se mais isolados e acabam por ter outros custos de forma a manterem o escritório em casa.
Danilo, Outsystems Developer, que se encontra a trabalhar remotamente a partir do Brasil desde que ingressou na Dellent em maio de 2020, conhece muito bem esta realidade: “Trabalhar remotamente é bom, tem os seus benefícios, mas acabamos por nos tornar mais isolados, principalmente eu que não tive contacto com ninguém da empresa. É muito complicado.” O facto de trabalhar noutro continente também traz uma dificuldade acrescida: o horário de trabalho. É necessário existir uma grande flexibilidade por parte dos profissionais, para se adaptarem aos horários de trabalho dos locais onde as empresas se encontram a operar. Também o tempo anteriormente gasto em viagens de e para o trabalho (que acabam por ser uma forma de quebra entre o trabalho e a vida pessoal), em vez de ser usado para atividades de lazer, passa a ser uma extensão do horário de trabalho, muitas vezes improdutivo.
Como tirar o maior proveito do trabalho remoto?
A nível organizacional, a solução parece estar nos processos que cada empresa adota, já que o trabalho remoto bem sucedido assenta em três pilares fundamentais: comunicação (capacidade de partilhar informação), coordenação (capacidade de trabalhar com base num objetivo comum) e cultura (um conjunto de valores e comportamentos partilhados que fomentam a confiança e o comprometimento).
Comunicação: Quando a comunicação não é regular ou feita através do meio mais adequado, facilmente surgem desentendimentos e mal entendidos. O melhor substituto do contacto “cara-a-cara” parece ser a videochamada, no entanto, quando trabalhamos a partir de casa, facilmente se recorrem a outros meios preferenciais, por exemplo email ou mensagens, não tão ricos e que podem conduzir a conflitos e baixa de produtividade. A frequência com que se comunica também é um fator de relevo. Responder rapidamente a mensagens, dar feedback regular de forma a todos estarem a par do que se passa e estar disponível em determinadas horas específicas (especialmente importante para quem trabalha em fusos horários distintos) são tudo estratégias que aumentam a confiança e diminuem o aparecimento de problemas. Para as videochamadas existem ferramentas, como o Zoom ou o Teams, que cada vez mais ganham maior relevo neste campo. Já para as mensagens, os grupos no Whatsapp ajudam não só a manter o fluxo de comunicação sobre o trabalho, como também a aumentar a proximidade entre membros de equipa, como refere Danilo.
Coordenação: Organizar o trabalho de uma equipa de profissionais remotos não é fácil, já que muitas vezes os membros não sabem o que os restantes elementos se encontram a fazer, nem como o trabalho que realizam se poderá encaixar no objetivo final. É por esta razão que a existência de processos formais que simulem as interações informais (parar na máquina do café, ir à secretária do colega, etc) é tão importante. Este esforço deverá partir daqueles que assumem cargos de liderança e que devem articular claramente a missão, delegar papéis e responsabilidades, criar planos de trabalho, estabelecer métricas de performance e documentar todos os processos num local de fácil acesso. No entanto, os processos só funcionam se foram interiorizados e, desta forma, é necessário certificar-se de que os documentos estão sempre atualizados e que existe feedback relativo ao desempenho de cada um. É, também, neste ponto que a tecnologia nos vem dar uma grande ajuda. Ferramentas como Basecamp, Asana, ou Trello são de grande ajuda na coordenação e acompanhamento de projetos.
Cultura: Este é um ponto crítico para as equipas virtuais e para aqueles que trabalham remotamente, uma vez que existe a tendência para que os elementos se foquem em demasia nas tarefas e ignorem a equipa, quando não comunicam presencialmente. Este método pode resultar no imediato, mas, a longo prazo, poderá levar a problemas de comprometimento e desempenho. A solução deverá ser fomentar a confiança não só cognitiva (baseada nas competências), mas também a afetiva (baseada em sentimentos), sendo importante que mesmo as equipas virtuais se encontrem fisicamente pelo menos uma vez por ano.
Onboarding: Um ponto extra, que é também fundamental para os novos membros destas equipas em regime remoto, é a adaptação do processo de onboarding. Nesta nova modalidade, a típica reunião presencial e passeio pelas instalações e departamentos não se torna possível. Por esta razão, é importante criar, desde o primeiro momento, um sentimento de confiança entre ambas as partes, de modo a que o novo membro se sinta bem recebido e integrado nas equipas. Na Dellent, este processo é considerado um dos aspetos mais relevantes e adaptado para que possa ser realizado de forma totalmente remota. Prezamos o acompanhamento e a constante comunicação com os novos embros de forma a que se sintam seguros e acolhidos. Nas palavras de Danilo: “Durante as entrevistas foram processos muito bem encaminhados e correu bem até chegar este impasse [COVID-19], mas sempre tive um contacto e um feedback muito bom por parte da Constança. Sempre que precisava esclarecer alguma dúvida ou suporte, ela estava ali presente e fomos sempre trocando ideias. Estava sempre disposta a ajudar. Foi um processo interessante, com algumas complicações burocráticas e de muito aprendizado. Devido ao facto de existir uma excelente comunicação nesse processo, tudo se tornou mais tranquilo.”
Dicas para quem trabalha remotamente
Conforme o Danilo partilhou connosco, trabalhar remotamente tem várias vantagens, mas é preciso saber aproveitá-las. Este salienta o facto de podermos economizar em viagens, estarmos mais próximos da família e termos oportunidade de desenvolver um trabalho mais independente: “Às vezes estamos no escritório, mas temos o colega do lado ali com quem podemos ir lá e tirar uma dúvida rápida e resolver, mas sozinho temos de ir à internet, ler, tornamos-nos mais autodidatas.”. No entanto, para que as vantagens do trabalho remoto resultem num aumento de produtividade e do bem estar dos colaboradores e equipas, é necessário que se tomem algumas precauções.
Cria rituais: Os hábitos são fundamentais para o ser humano e é muitas vezes a falta de rotinas que leva a que os profissionais em regime remoto experienciem sintomas de burnout e diminuição do seu desempenho. É importante manter um plano do dia e que este seja seguido com alguma disciplina. Acordar, tomar banho, vestir uma roupa que não o pijama e estabelecer uma hora de início e de fim do trabalho, são tudo rituais importantes. Os extrovertidos que sintam a necessidade de comunicar devem ainda procurar contactar regularmente com os colegas e manter um ponto de ligação com os mesmos.
Mantém-te ativo: Ganhar algumas horas extra do dia é um dos benefícios mais apreciados no trabalho remoto. Contudo, existe também a tentação de gastar esse tempo adicional em trabalho ou em atividades de lazer passivo (como ver televisão). Apesar de estas serem uma forma saudável de relaxar, não são aquelas que a longo prazo trazem mais felicidade. Socializar ou fazer atividades de grupo (lazer ativo) são sim aqueles momentos que mais nos preenchem. A pandemia diminuiu o leque de atividades de grupo que poderemos fazer, mas não as erradicou. Fazer aulas ou programar uma noite de jogos pelo Zoom ainda são uma opção!
Cria um momento de transição: Apesar de a viagem diária para o trabalho ser muitas vezes repleta de momentos stressantes no trânsito ou nos transportes públicos, esta serve também para entrarmos no nosso “modo de trabalho”. Contudo, quem trabalha a partir de casa, não tem esta necessidade. Por esta razão, torna-se necessário criar um momento de transição em que nos preparamos para o dia que vamos enfrentar. O ideal será usar 15 minutos do dia para planear as tarefas mais importantes a realizar. Melhor ainda será fazê-lo durante uma caminhada, já que é uma atividade de lazer ativo que ajuda a reduzir o stress.
Define as tarefas essenciais: Para o Danilo, ter uma agenda e definir as tarefas diárias a realizar é algo bastante importante. Adicionalmente, juntar uma boa dose de paciência poderá também ser útil. “Roma não se construiu num dia”, o trabalho também não tem de ser todo feito em 8 horas. Neste sentido, é importante identificar as tarefas que independentemente de tudo, são as que têm “mesmo” de ser feitas e trabalhar com foco nas mesmas. Assim, chegarás ao fim do dia com o sentimento de dever cumprido.
De uma maneira geral, o trabalho remoto pode ser considerado um benção para alguns e uma maldição para outros. Danilo, apesar de gostar das vantagens do trabalho remoto, tem uma grande vontade de finalmente conhecer os colegas de equipa e de interagir presencialmente com estes. É por esta razão que um modelo híbrido poderá trazer o melhor dos dois mundos para os profissionais que assim o desejem. De forma a que esta modalidade funcione, é, assim, necessário não só que os profissionais estejam prontos, como também as chefias e as empresas tenham abertura para melhorarem e prepararem os seus processos para esta, que já não é a modalidade do futuro, mas sim do presente.
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