Um dos maiores desafios para um líder é saber comunicar. A forma como comunica deve não só levar a que seja respeitado e a que os membros da equipa desenvolvam o seu trabalho e cumpram os objetivos da empresa, como também a que se sintam motivados e inspirados enquanto o fazem. Mas até o melhor líder pode ter dificuldades na hora de interagir com certos clientes, equipas ou supervisores, principalmente desde que os modelos de trabalho remoto e híbrido se tornaram a norma. Contudo, ter um estilo de comunicação adequado ao meio em que nos encontramos continua a ser uma vantagem e mesmo uma necessidade para qualquer pessoa num cargo de liderança.
Quer sejas um novo líder ou já tenhas vários anos de experiência, a comunicação é uma das principais competências que deves desenvolver já que envolve tudo aquilo que fazes enquanto gestor.
Alguns dos problemas mais comuns neste campo são a dificuldade em ouvir e em transmitir a mensagem consistentemente, a tendência para falar por cima dos outros e não fazer perguntas suficientes. Consegues rever-te nalguns destes problemas? Pois bem, não és o único.
No entanto, estas situações poderão tornar-se sérias se impedirem que consigas direcionar, delegar, negociar, apresentar ideias, inspirar e gerir o desempenho não só da tua equipa, mas de todas as pessoas com quem contactas.
Neste artigo abordamos alguns dos erros mais comuns da comunicação e o que devemos fazer para os contornar de forma simples.
Os erros mais comuns na comunicação dos líderes
#1 Não explicar o “porquê”
A função de gestor ou de líder de equipa requer que a pessoa que a assume mantenha sempre uma noção global do que se passa na empresa ou no projeto. Esta capacidade de ver “o todo” e de perceber como é que as diferentes partes se interligam é aquilo que traz um fator diferenciador ao líder.
No entanto, com a correria do dia a dia, muitas vezes apenas há tempo para delegar tarefas sem explicar a quem as cumpre a importância de o ter de fazer, o que pode trazer resultados menos satisfatórios e até desmotivação se a pessoa acreditar que o que está a fazer não tem grande importância. Do ponto de vista do trabalhador é só mais uma tarefa no meio de tantas outras que o superior “manda” fazer.
Assim, enquanto líder deves procurar sempre indicar o porquê de certas decisões, explicando como é que estas beneficiam o projeto, como é que se alinham com a visão global da empresa e por que é que essa decisão é importante no presente. Com o tempo e consistência, esta transparência irá acabar por ser absorvida na cultura, passando a ser prática comum em todos os níveis da organização.
Desta forma, irás também estar a atribuir um sentido ao trabalho de cada um. Ao sabermos o impacto que as nossas ações têm para o todo, o nosso trabalho ganha outro significado e a nossa satisfação com as funções também.
#2 Evitar conversas difíceis
Ninguém gosta delas, mas é responsabilidade do líder tê-las. Esta é uma dificuldade que a maioria das pessoas com muita ou pouca experiência em cargos de liderança têm, pois nem sempre é fácil saber adequar o discurso à situação. Contudo, quando não se fala sobre os problemas, eles têm tendência a agravar-se e a tornarem-se em situações mais complexas no futuro. Para além disso, o líder deve ter a coragem de explicar à pessoa em que situação é que se encontra, dando também oportunidade à mesma de mudar.
#3 Não comunicar o suficiente
Apesar de muitos líderes acharem que comunicam o suficiente e às vezes até demais, este é um dos pontos sobre os quais os membros das equipas mais se queixam. Aqui é importante perceber se quando transmites a mensagem, a pessoa a quem ela é destinada está efetivamente a ouvir e a compreender que é para si.
Outra situação que acontece muito é os líderes não atualizarem as equipas sobre as novidades e as mudanças que estão a afetar a empresa ou não explicarem claramente o que é esperado que elas façam num determinado projeto ou tarefa. Este tipo de situação pode levar a que os membros se sintam confusos e, consequentemente, diminuam a produtividade e a moral.
Criar um plano de comunicação regular com a tua equipa, poderá ser uma boa solução. Este poderá ser através de reuniões semanais, envio de atualizações por email ou simplesmente demonstrando mais abertura para responder a dúvidas e questões. Estabelecer e manter linhas de comunicação é um passo fundamental para que todos estejam alinhados e a trabalhar no cumprimento dos objetivos comuns.
Este ponto acaba por ser especialmente importante para os trabalhadores e equipas que se encontram em trabalho remoto, pois dependem mais destes meios para estarem a par do que se passa tanto no projeto como na organização. Quando o modelo presencial era mais recorrente, existiam pequenos momentos de comunicação informal, através da pausa para o café ou um almoço espontâneo, onde as pessoas iam interagindo e partilhando certas novidades e informações que não é possível acontecer tão frequentemente no modelo remoto. Por isso é que a comunicação é um dos maiores desafios da liderança destas equipas.
#4 Comunicar demais
Claro que o oposto também acontece e continua a não ser benéfico. Bombardear a equipa com informação não é a solução e pode inclusivamente ter o efeito contrário ao esperado. Quando tentas passar demasiada informação ao mesmo tempo, poderás fazer com que os membros da tua equipa se sintam sobrecarregados e não consigam absorver tudo, levando a que não dêem a devida importância àquilo que estás a tentar transmitir.
Se achares que podes ter tendência para cometer este erro, tenta ser mais conciso e focado quando transmites uma mensagem à tua equipa, sublinhando a informação mais importante. Se realmente tiveres muita informação para partilhar, procura torná-la mais amiga do leitor, com mais espaços e parágrafos. Para além disso, procurar conhecer a tua equipa e a forma através da qual cada um prefere ser contactado. Uns podem preferir um email detalhado, enquanto outros processam melhor a informação através de uma reunião ou mesmo pessoalmente.
O desafio acrescido na comunicação com equipas remotas
Com a rápida expansão do trabalho remoto e híbrido, as empresas passaram a ter acesso aos melhores profissionais que o mercado global pode oferecer. Apesar dos inúmeros benefícios, naturalmente também surgem alguns desafios particulares na comunicação quando se tem uma equipa mais diversa, quer seja em termos geográficos, culturais, de fusos-horários e até em termos de idades.
Fuso horário diferente
Se existem problemas na comunicação com equipas que trabalham no mesmo fuso, agora imagine-se com horários diferentes!
O facto de não ser possível comunicar em tempo real, faz com que os membros destas equipas muitas vezes se sintam mais desconectados do projeto. Para além disso, pode provocar atrasos no cumprimento das deadlines quando não é possível ter uma resposta rápida a um problema.
Nesta circunstância é necessário adoptar medidas e meios de comunicação específicos como aumentar a frequência das chamadas ou reuniões de ponto de situação. Adicionalmente, poderá ser interessante os membros da equipa terem um calendário partilhado onde vão registando as tarefas nas quais estão a trabalhar e o estado das mesmas. Assim, todos os colegas conseguem ter uma noção do ponto de situação do projeto e das dificuldades que podem estar a bloquear o mesmo.
A barreira de língua e da cultura
Junto com o fuso horário distinto, por norma estas equipas partilham ainda diferentes línguas e culturas de trabalho que também podem ter um impacto negativo na comunicação se não forem bem geridos.
Esta multiculturalidade pode conduzir a que existam más interpretações de palavras ou gestos que, por sua vez, criam animosidade e conflitos na equipa. É por isso que os líderes destes projetos devem ainda conduzir formações e team buildings especialmente desenhados para melhorar a comunicação entre diferentes culturas.
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