Reuniões: todos as temos, mas nem todos partilhamos a mesma opinião sobre elas. Recentemente a empresa canadiana de e-commerce, Shopify, decidiu criar uma calculadora para estimar o custo que cada reunião com mais de três pessoas tem para a empresa. O seu intuito é diminuir o tempo que os seus colaboradores passam em reuniões, pois acreditam ser uma das causas de ineficiência dentro da empresa. Contudo, num mercado de trabalho onde cada vez mais as pessoas estão remotas, as reuniões poderão ter um importante papel na criação e manutenção de laços e relações profissionais. Mas então, de que lado é que ficamos? Estarão as reuniões a “matar” a produtividade ou a dar-lhe um empurrão? É sobre isso que iremos falar neste artigo.
As reuniões são uma parte basilar do mundo corporativo, servindo como ferramenta para alinhar informações, tomar decisões e promover a colaboração entre membros de uma equipa.
Durante a pandemia, quando estávamos todos em regime remoto presos em casa, foram uma forma de manter as relações sociais e promover a produtividade, ao mesmo tempo que ajudavam com a solidão, o medo e a incerteza.
Contudo, desde então as reuniões online parecem ter ganho uma nova expressão no dia a dia de trabalho, compondo o calendário de muitos profissionais. De acordo com dados da Microsoft, desde 2020 que as pessoas passam 3x mais tempo em reuniões no Teams. Muitas pessoas queixam-se inclusive de que são tão frequentes que acabam por atrapalhar a produtividade.
Provavelmente também já te aconteceu estares concentrado a fazer uma tarefa quando de repente começa aquele som característico de uma chamada a entrar e de um momento para o outro vês-te no meio de uma reunião. Claro que quando terminas e voltas à tarefa que estavas a tratar, o teu foco já se perdeu. E é esta falta de tempo de trabalho contínuo, focado e sem interrupções, que acaba por afetar a produtividade individual e das empresas.
Num inquérito recente que fizemos no nosso Linkedin, 47% dos respondentes indicaram que as reuniões eram o principal fator que impedia que fossem mais produtivos, logo seguido pelo telemóvel. É por esta mesma razão que empresas como a Shopify parecem estar a declarar guerra às reuniões e principalmente às reuniões não produtivas.
Devemos acabar com as reuniões?
Ora, será que elas são assim tão más?
As reuniões desempenham um papel fundamental nas organizações, permitindo que se debatam temas, explorem novas possibilidades, se criem novos produtos/serviços e se partilhem informações relevantes. Costuma-se dizer que “duas cabeças pensam melhor do que uma” e as ideias que se obtêm em conjunto são um bom exemplo disso. No mundo do trabalho remoto não existe outra forma de o fazer senão através de reuniões “um a um”.
Para além disso as reuniões são momentos de partilha e de convívio, o que ajuda a fortalecer relações laborais e muitas vezes a contornar problemas de comunicação. Quantas vezes sentimos que “perdemos” minutos a escrever instruções num email que seriam partilhadas rapidamente numa reunião rápida onde podemos de imediato responder a dúvidas e transmitir a nossa mensagem com a entoação que pretendemos.
Adicionalmente, têm um impacto positivo na nossa saúde mental que é um fator igualmente importante para a produtividade.
Contudo, o problema começa quando as reuniões não são preparadas e geridas eficazmente ou quando existem demasiadas ao longo da semana.
Se o teu calendário começar a parecer um jogo de tetris onde tentas “encaixar” as tuas tarefas entre blocos de reuniões, é tempo de repensar a estratégia, pois a tua produtividade está em risco e a tua saúde também.
Estar ocupado não é equivalente a ser produtivo e este problema atinge todos os níveis das organizações. O excesso de reuniões improdutivas tem impacto negativo tanto nos membros das equipas como nos seus gestores e líderes, já que vão acumulando cansaço e stress que conduz ao burnout como já sabemos.
Como tornar as reuniões mais eficazes
Pensa por que é necessário uma reunião
Muito raramente o sucesso que temos no que quer que seja provém somente da sorte. Até para ganharmos a lotaria temos de comprar e preencher o bilhete não é verdade? O mesmo se aplica no trabalho. Para termos bons resultados temos primeiramente de nos preparar o melhor possível e o mesmo se aplica às reuniões.
Portanto, quem convoca a reunião deve perguntar-se primeiro: Por que razão preciso de a realizar? Por norma, para uma reunião valer a pena deverá ter um dos seguintes intuitos:
Tomar uma decisão: Pode ser para discutir novas políticas da empresa, abordar o desempenho, definir um orçamento, propor uma estratégia futura, entre outros.
Identificar soluções criativas e coordenar ações: Para que as organizações possam continuar a inovar é essencial que haja um espaço e um momento para a partilha de ideias e pontos de vista e as reuniões podem servir este propósito. Assim, reuniões de planeamento e de kick-off para novos projetos são fundamentais neste cenário.
Partilha de informação unidirecional: Aqui incluem-se reuniões que ajudem a clarificar certos problemas e numa lógica de team building.
Assim, da próxima vez que fores agendar uma reunião e a razão não se incluir nos itens acima, pensa se não existirá uma outra forma mais ágil através da qual podes comunicar e não falamos apenas em email. Podes sempre gravar um pequeno vídeo, um áudio ou até enviar um inquérito se estiveres a tentar recolher opiniões, por exemplo.
Diminui ao tempo da reunião e convoca as pessoas certas
Apesar de várias empresas tentarem acabar com as reuniões, como vimos elas existem por uma razão e são importantes. Contudo, por vezes acabam por se arrastar durante mais tempo do que é necessário e isso é algo que podes controlar. O problema não são as reuniões, mas reuniões mal preparadas e conduzidas.
Acertar no timing do envio dos convites é uma arte. Não deves enviar demasiado cedo para que as pessoas não se esqueçam, nem demasiado perto da hora para que consigam enquadrar com os seus compromissos.
Outro ponto relevante é quem segue no “invite”. Esclarece no convite para quem é que a reunião é obrigatória e para quem é que é opcional. Alguns líderes e gestores sentem-se na obrigação de convocar toda a gente para determinados tópicos para que ninguém se sinta excluído, mas isso é um erro. O ideal será manter todos a par dos temas através do email, mas só reunir com quem de facto irá tomar as decisões.
Cria um plano para a reunião e prepara-te
Ter uma lista de tópicos que se irão abordar na reunião e partilhá-la com os que irão estar presentes com antecedência é uma ótima forma de melhorar a eficácia da reunião. Desta forma, os participantes já estarão a par do que se irá falar e podem inclusive preparar-se para a mesma, trazendo novas ideias e contributos.
Pensa sobre qual é o propósito da reunião e regista uma lista de perguntas que queres ver respondidas e por quem. Assim, terás ainda uma ideia mais concreta da duração da reunião. Durante a mesma, é ainda importante que se mantenham focados nos tópicos de modo a que esta não se arraste durante mais tempo do que o necessário.
Por fim é ainda importante que te prepares para o tema que irás abordar. Faz uma boa pesquisa sobre o tópico para que possas trazer pontos mais interessantes para a discussão e de modo a aproveitares melhor o tempo de cada participante. Se quiseres ir mais além, podes também partilhar com quem irá estar presente alguns documentos para leitura, de modo a que eles também já venham para a reunião com uma ideia mais concreta sobre o que se irá discutir.
Tira proveito da tecnologia e da Inteligência Artificial (IA)
Com os novos desenvolvimentos da IA, têm surgido novas formas de melhorar o trabalho no geral. Apesar de muitas pessoas terem receio de serem substituídas, existem ainda mais pessoas com vontade de delegar certas tarefas à tecnologia de modo a poderem produzir trabalho de maior qualidade e de forma mais rápida.
No mundo das reuniões, a tecnologia também poderá ter uma impacto positivo. Quando realizas uma reunião, procura utilizar as ferramentas de trabalho assíncrono disponíveis, como as gravações das reuniões e transcrições automáticas para que, quem não possa estar presente, se consiga colocar a par do que perdeu. Deste modo, as pessoas podem na mesma perceber os temas que foram abordados e não há a necessidade de realizar mais uma reunião para explicar novamente o que se falou. Pode ainda ser interessante manter o registo do que foi discutido para que todos possam rever sempre que houver alguma dúvida.
De acordo com a Microsoft, este tipo de ferramentas irão tornar-se, em breve, ainda mais eficazes com a ajuda da IA que irá salientar automaticamente os pontos mais relevantes das reuniões de forma estruturada. Atualmente, quando alguém revê uma gravação tende a passar à frente ou a acelerar certos momentos, podendo perder pontos importantes. O mesmo acontece quando se lê uma transcrição que parece uma grande massa de texto. É fácil deixar escapar algum tópico importante.
É isso que a Microsoft pretende resolver através de um formato de transcrição mais estruturado com títulos, subtítulos e secções bem definidas para que, visualmente, o leitor tenha uma melhor experiência de leitura. Este formato irá ajudar na compreensão da informação e até potenciar o trabalho assíncrono, já que quem não está presente nas reuniões pode na mesma perceber claramente o que se falou e colaborar através de comentários no documento.
